Gom mối nhà cung cấp: từ 80–90 đầu mối về một, theo 4 giai đoạn

Chúng tôi chạy quy trình gom cùng phòng thu mua: rà soát danh sách hiện có, phân loại từng đầu mối theo sáu tiêu chí, chuyển đổi theo đợt, theo dõi 90 ngày. Trang này bán quy trình, không bán hàng hoá — bảng chấm điểm dùng được cả khi nhà máy chọn đối tác khác.

Trang này dành cho 3 Tình huống

• Đợt rà soát nhà cung cấp năm ngoái kết thúc mà số đầu mối không giảm đơn vị nào, vì không ai chốt được ai đi ai ở.
• Ban Giám đốc đã duyệt chủ trương gom, nhưng thu mua chưa có lộ trình nên chưa dám ngừng đơn của bên nào.
• Lo đúng một chuyện: gom xong rồi phụ thuộc một bên, và chưa biết viết điều khoản gì để tự bảo vệ.

Bước đầu tiên của mọi đợt gom là biết mình đang ở đâu. Một buổi 30 phút cùng thu mua, kho và kế toán để chốt bảng baseline 5 chỉ số – bảng thuộc về nhà máy. → Đăng ký đo baseline 30 ngày

Cơ chế – 4 Giai đoạn, ai làm gì?

Vendor consolidation là gì thì đọc mười phút là hiểu. Phần khó nằm chỗ khác: gom là đợt chuyển đổi có rủi ro dừng chuyền, nên trình tự quan trọng hơn quyết định.

Giai đoạn 1 · Rà soát danh sách hiện có (tuần 1–2)

Xuất sổ công nợ phải trả 12 tháng, đếm nhà cung cấp theo mã số thuế chứ không theo mã nội bộ – đếm theo mã nội bộ luôn ra số thấp hơn thực tế vì một pháp nhân hay có hai ba mã. Mỗi đầu mối ghi bốn cột: giá trị mua, số đơn, số nhóm hàng đang cấp, số hoá đơn.

Xếp theo giá trị giảm dần, cắt ở mốc 80% luỹ kế. Phần dưới vạch cắt – tail spend là gì – thường chiếm 60–80% số đầu mối nhưng khoảng 20% giá trị. Đây là phần gom được, và cũng là phần không ai có thời gian đụng tới.

Ai làm: kế toán công nợ xuất dữ liệu, thu mua gán nhóm hàng, chúng tôi dựng bảng. Khoảng nửa buổi mỗi bên.

Giai đoạn 2 · Phân loại giữ / thu hẹp / chuyển (tuần 3)

Nguyên tắc chấm điểm cơ bản

Chúng ta sẽ chấm từng đầu mối dựa trên sáu tiêu chí. Thang điểm áp dụng từ 1 đến 5. Điểm này sau đó được nhân với trọng số. Nếu không có dữ liệu, hãy cho 1 điểm. Tuyệt đối không bỏ trống ô. Ô trống sẽ tạo ra tranh cãi. Việc này gây mất thời gian khi xem lại sau ba tháng.

Bảng tiêu chí đánh giá nhà cung cấp

Tiêu chí	Trọng số	Đo bằng gì	Ngưỡng loại
Độ phủ danh mục	25%	Số mã báo giá được / tổng số mã đã mua 12 tháng	Dưới 40% số mã được giao
Độ tin cậy giao hàng	25%	Đơn giao đúng ngày cam kết / tổng đơn, 6 tháng	Dưới 90%, hoặc không ghi ngày cam kết
Chất lượng chứng từ	20%	Hoá đơn đúng ngay lần đầu; đủ CO, CQ, MSDS	Trên 5% hoá đơn phải điều chỉnh
Khả năng cung cấp dữ liệu	15%	Báo cáo theo mã hàng và bộ phận, xuất được file	Chỉ có hoá đơn, không báo cáo theo mã
Giá và điều khoản thanh toán	10%	Giá rổ 30 mã dùng nhiều nhất + số ngày công nợ	Cao hơn mặt bằng rổ trên 15%
Năng lực xử lý phát sinh gấp	5%	Thời gian phản hồi và giao khẩn, 90 ngày	Không nhận đơn ngoài lịch

Phân nhóm kết quả theo ngưỡng điểm

Kết quả được chia làm ba nhóm dựa theo ngưỡng 4,0 và 3,0:

• Giữ và mở rộng (≥ 4,0): Chuyển thêm mã hàng về cho họ.

• Giữ nhưng thu hẹp (3,0 đến dưới 4,0): Chỉ giữ lại nhóm mã họ làm tốt nhất.

• Nên chuyển (< 3,0 hoặc chạm ngưỡng loại): Tìm kiếm nhà cung cấp mới.

Ngưỡng loại đứng hoàn toàn độc lập với điểm tổng. Cách chấm điểm chi tiết nằm ở bài đánh giá nhà cung cấp B2B.

Vì sao trọng số giá chỉ chiếm 10%?

Đây là vấn đề gây tranh cãi nhất trong mọi buổi họp. Chúng tôi có ba lập luận chính để bảo vệ mức trọng số này.

1. Giá đã có ngưỡng loại riêng Giá cao hơn mặt bằng rổ trên 15% sẽ bị loại thẳng. Trọng số chỉ mang tính quyết định thứ hạng. Ngưỡng loại mới quyết định ai được vào bảng.

2. Giá có thể đàm phán lại Giá là tiêu chí duy nhất có thể đàm phán bất cứ lúc nào. Năm tiêu chí còn lại thuộc về năng lực cốt lõi. Năng lực không thể tự nhiên xuất hiện sau một cuộc gọi.

3. Chênh lệch tuyệt đối thường rất nhỏ Ví dụ, một mã hàng có giá 300 nghìn đồng. Bạn mua 20 lần một năm. Rẻ hơn 8% chỉ giúp tiết kiệm 480 nghìn đồng cả năm. Trong khi đó, một lần giao trễ ngày có thể gây thiệt hại lớn hơn thế rất nhiều.

Phân công trách nhiệm chấm điểm

Chúng ta sẽ tổ chức một buổi chấm điểm kéo dài hai tiếng. Thành phần tham gia gồm bộ phận thu mua, kho và bảo trì. Nhà máy sẽ trực tiếp chấm điểm. Chúng tôi chỉ cung cấp dữ liệu giao hàng và chứng từ thuộc phần mình.

Giai đoạn 3 · Chuyển đổi theo đợt, không chuyển một lần (tháng 2–4)

Đây là giai đoạn duy nhất có rủi ro thật, và nguyên tắc chỉ có một: không ngừng đơn của bên cũ trước khi bên mới đã giao thành công hai lần ở nhóm mã trọng yếu.

Trình tự: đợt 1 là nhóm tiêu hao đều, không ảnh hưởng chất lượng sản phẩm — bảo hộ lao động, vệ sinh công nghiệp, văn phòng phẩm, bao bì. Đợt 2 là vật tư bảo trì thông dụng. Đợt 3 là nhóm cần phê duyệt kỹ thuật. 

Nhóm mã mà thiếu là dừng chuyền – thường 15–30 mã – chuyển sau cùng và giữ hai nguồn kể cả sau khi chuyển. Phạm vi tối đa của phần gom mô tả ở một đầu mối cho toàn bộ vật tư gián tiếp.

Mỗi đợt cách nhau ít nhất một chu kỳ giao hàng đầy đủ. Nhà máy dừng ở bất kỳ đợt nào cũng được, và điều đó nên ghi vào hợp đồng.

Giai đoạn 4 · Theo dõi 90 ngày sau mỗi đợt

Đo lại đúng năm chỉ số của tuần 0: số nhà cung cấp · số đơn mỗi tháng · số lần đặt khẩn 90 ngày · giờ dừng chuyền do thiếu vật tư · giá trị tồn kho không luân chuyển quá 90 ngày. Ba chỉ số đầu kết luận được sau 30 ngày; chỉ số cuối cần đủ 90 ngày mới đổi trạng thái theo định nghĩa. Số liệu từng kỳ đi thẳng vào báo cáo chi tiêu vật tư gửi công ty mẹ.

Chấm lại nhóm “giữ nhưng thu hẹp” sau 90 ngày. Đợt sau chỉ mở khi đợt trước đạt – không đạt thì mở lại nhóm đó.

Trước và sau

	Trước	Sau một chu kỳ gom đủ bốn giai đoạn
Số đầu mối nhóm gián tiếp	80–90	Phần đã chuyển về 1; nhóm trọng yếu giữ 2 nguồn
Cơ sở quyết định giữ hay bỏ	Quan hệ và cảm nhận	Bảng điểm 6 tiêu chí, có trọng số và ngưỡng loại
Chứng từ	Hàng trăm hoá đơn rời, chi phí xử lý một hoá đơn nhân theo đầu mối	1 công nợ, 1 kỳ đối chiếu
Sau khi gom	Không ai đo lại	Chấm lại theo lịch 90 ngày, có số so sánh

Bằng chứng năng lực

Chúng tôi không nêu con số kết quả của mô hình VMI: nó đang ở giai đoạn pilot. Thứ công bố được là quy mô vận hành – cũng là thứ quyết định một đợt gom có khả thi.

• 8.680 mã hàng thuộc 33 nhóm hàng – độ phủ danh mục là tiêu chí trọng số cao nhất trong bảng trên, nên đây là con số đáng kiểm chứng đầu tiên.
• 319 khách hàng, trong đó hơn 50 nhà máy FDI Hàn Quốc. 3 năm vận hành, 142 tỷ đồng doanh thu luỹ kế.
• Địa bàn Bình Dương, Đồng Nai, Long An, TP.HCM, theo đặc thù mua sắm tại nhà máy FDI ở Việt Nam.

Dùng nguyên bộ sáu tiêu chí trên để chấm chúng tôi, và chấm cùng bộ đó với các đối tác còn lại. Muốn có số xuất phát trước khi chấm: → Đăng ký đo baseline 30 ngày

Ranh giới – Khi nào không nên gom, và rủi ro phải nói thẳng

1. Nhà máy đang trong đợt kiểm toán hoặc chuyển đổi hệ thống. Gom nhà cung cấp và đổi ERP cùng lúc thì có sai lệch cũng không xác định được nguyên nhân. Lùi đợt gom sau khi hệ thống chạy ổn định một quý.
2. Số đầu mối đã dưới 10 và tất cả đều đạt trên 4,0. Dư địa còn lại nằm ở đàm phán giá và chuẩn hoá danh mục, không nằm ở giảm đầu mối. Chạy bảng chấm điểm để xác nhận, rồi dừng.
3. Không có người sở hữu đợt gom. Cần một người có tên, có thẩm quyền ngừng đơn của bên cũ. Thiếu vai này thì đến giai đoạn 3 mọi việc dừng, vì không ai dám ký lệnh ngừng.

Rủi ro phụ thuộc một đầu mối – 3 Điều khoản kiểm soát nó

Nói thẳng: gom mối không xoá rủi ro phụ thuộc, nó đổi hình dạng của rủi ro. Khi một bên nắm phần lớn nhóm hàng, lá bài chuyển nguồn gần như không dùng được; một sự cố phía nhà cung cấp trước chỉ chạm vài mã, nay chạm cả nhóm – mà thiếu vật tư gián tiếp vẫn là nguyên nhân gây gián đoạn sản xuất ít được ghi vào biểu mẫu nhất. Ba điều khoản dưới đây phải có trong hợp đồng khung, và nên do phía nhà máy đưa ra:

1. Cam kết mức phục vụ kèm chế tài

Không viết “giao hàng kịp thời” mà viết con số: tỉ lệ giao đúng hạn tối thiểu theo tháng, thời gian giao tối đa cho đơn thường và đơn gấp, tỉ lệ giao đủ ngay lần đầu. Kèm chế tài định lượng và quyền chấm dứt không bồi thường khi vi phạm lặp lại — quyền rút lui có trật tự quan trọng hơn mức phạt.

2. Danh sách nguồn thay thế cho mã trọng yếu

Nhà máy xác định nhóm mã mà thiếu là dừng chuyền, buộc nhà cung cấp duy trì tối thiểu hai nguồn cho mỗi mã trong nhóm này và giữ mức tồn an toàn cam kết riêng cho nhóm đó.

3. Quyền truy cập dữ liệu lịch sử tiêu hao của chính nhà máy

Xuất được toàn bộ lịch sử theo mã hàng và bộ phận sử dụng, định dạng máy đọc được, cả sau khi chấm dứt hợp đồng, kèm số ngày bàn giao ghi rõ. Thiếu điều khoản này thì chi phí đổi đối tác rất cao vì phải dựng lại dữ liệu từ đầu — đó mới là gốc rễ thật của phụ thuộc, không phải giá.

Nói cho đủ: quản lý 80–90 đầu mối mà không ai nắm bức tranh tổng cũng là một dạng phụ thuộc, chỉ khác là nó phân tán nên không ai gọi tên được và không có điều khoản nào bảo vệ.

Mô hình phí – Nói rõ một lần

Không phí tư vấn, không phí rà soát danh sách, không phí chuẩn hoá dữ liệu, không phí nếu nhà máy dừng ở giai đoạn 2. Nguồn thu nằm ở giá trị hàng hoá của phần nhà máy quyết định chuyển; phần vận hành đi kèm mô tả tại VMI Digital vận hành thế nào.

Điều này tạo ra một thiên lệch có thật và nên nói ra: chúng tôi có lợi khi nhà máy chuyển nhiều nhóm hơn. Cơ chế cân bằng là bảng chấm điểm do nhà máy chấm và ngưỡng loại là ngưỡng cứng — chúng tôi không đạt ở nhóm nào thì nhóm đó không nên chuyển.

Câu hỏi thường gặp

Gom mối có làm phòng thu mua mất việc không?

Thứ bị cắt là thao tác lặp: nhập đơn cho món hai triệu, hỏi ba báo giá cho một cuộn băng keo, đối chiếu tám mươi hoá đơn nhỏ. Thứ tăng lên là phần chỉ người trong phòng làm được — chấm điểm nhà cung cấp, ràng buộc mức phục vụ, đàm phán phần đầu chi tiêu. Số đầu mối giảm nhưng kiểm soát trên mỗi đầu mối tăng.

Nên gom về bao nhiêu đầu mối?

Không có con số đúng cho mọi nhà máy. Nguyên tắc dùng được: mỗi nhóm hàng có thể làm dừng chuyền giữ ít nhất hai nguồn, các nhóm còn lại gom được về một. Nhà máy đang có 80 đầu mối thường về khoảng 5–15 sau sáu tháng.

Toàn bộ quy trình mất bao lâu?

Giai đoạn 1 và 2 gọn trong ba tuần. Giai đoạn 3 thường 3–4 tháng cho ba đợt. Giai đoạn 4 chạy song song và không kết thúc – nó là lịch chấm lại định kỳ.

Nếu giữa chừng muốn dừng thì mất gì?

Mất thời gian đã bỏ ra, không mất tiền: không phí huỷ, không cam kết sản lượng. Bảng rà soát và bảng chấm điểm bàn giao lại dạng file bảng tính.

Nhà cung cấp nhỏ có bị loại hết không?

Không. Quy mô không nằm trong sáu tiêu chí: nhiều bên nhỏ đạt điểm rất cao ở độ tin cậy giao hàng và xử lý phát sinh gấp, nhưng yếu ở độ phủ và dữ liệu. Cách đúng là đưa họ vào nhóm thu hẹp danh mục.

Bắt đầu bằng bảng rà soát, không bằng quyết định ngừng đơn

Một buổi 30 phút cùng thu mua, kho và kế toán để chốt bảng baseline 5 chỉ số và bảng rà soát danh sách đầu mối hiện có. Cả hai bảng thuộc về nhà máy. Không mất phí, không ràng buộc.

Form đăng ký đo baseline 30 ngày

1. Tên nhà máy
2. Người liên hệ và chức danh
3. Số điện thoại hoặc Zalo
4. Nhóm vật tư đang muốn rà soát

BAMBUMRO – One-stop. One Supplier. Zero Interruption.