Số hóa quy trình mua hàng: bắt đầu từ đâu khi nhà máy chưa có ERP

Câu hỏi hay gặp nhất khi bàn về số hóa quy trình mua hàng là ”nên mua phần mềm nào”. Câu hỏi đúng hơn, và nên hỏi trước là ”quy trình hiện tại đã đủ chuẩn để số hóa chưa”. Số hóa một quy trình lộn xộn không làm gọn lại, nó chỉ là sự lộn xộn chạy nhanh hơn.

Số hóa quy trình mua hàng là gì?

Số hóa quy trình mua hàng là chuyển các bước của chu kỳ mua – đề nghị, phê duyệt, đặt hàng, theo dõi giao, nhận hàng, đối chiếu, thanh toán – từ thao tác thủ công và giấy tờ sang một luồng dữ liệu có thể theo dõi và đo được. Mục tiêu là dữ liệu và tốc độ, không phải là sở hữu một phần mềm.

Hệ quả: nếu sau nay triển khai mà nhà máy vẫn không trả lời được ”tháng trước mua bao nhiêu đơn, mỗi đơn mất bao nhiêu ngày, ai duyệt chậm nhất” thí đó chưa phải là số hóa, chỉ là thay giấy bằng màn hình. Ngược lại, một nhà máy chạy chu trình mua trên vài bảng tính dùng chung nhưng trả lời được ba câu đó trong mười phút thì đã có phần lõi.

4 Điều kiện cần có trước khi số hóa

Mỗi điều kiện đều đóng vai trò quan trọng, chỉ cần thiếu một điều kiện hệ thống sẽ chạy sai ngay từ tháng đầu tiên.

1. Danh mục hàng hóa đã chuẩn hóa: một mã, một tên, một đơn vị tính

Đối với một nhà máy chưa được chuẩn hóa, cùng một loại găng tay phủ PU size L tồn tại dưới 4 tên gọi do 4 người đề nghị mua ở 4 thời điểm, lúc đặt hàng theo từng đôi găng tay, lúc đặt hàng theo túi 10 đôi. Vào hệ thống, món hàng đó thành 4 dòng báo cáo: không gộp được sản lượng để đàm phán giá, không tính được chu kỳ tiêu hao, không đặt được ngưỡng nhắc đặt. Chỉ cần thiếu điều kiện này thì mọi phần mềm đều thất bại.

2. Phân quyền phê duyệt rõ theo ngưỡng giá trị

”Trên 5 triệu thì hỏi sếp” là thói quen, không phải quy tắc – không ai biết ”sếp” là ai khi trưởng phòng đi công tác, cũng không ai biết xử lý thế nào với đơn 4,9 triệu lặp lại 3 lần trong một tuần. Quy tác được có 3 thành phần: ngưỡng giá trị, người duyệt chính, người duyệt thay khi vắng mặt.

3. Danh sách nhà cung cấp đã được ra soát và phân nhóm

Một nhà máy FDI cỡ trung thường có 80 – 90 nhà cung cấp riêng cho nhóm vật tư gián tiếp, trong đó luôn có đầu mối đã ngưng giao dịch từ lâu và đầu mối chỉ phát sinh một đơn trong hai năm. Đưa nguyên danh sách vào hệ thống là chuyển toàn bộ nợ dữ liệu sang môi trường mới. Phân nhóm được theo tần suất: chỉ nhóm giao dịch thường xuyên cần đầy đủ thông tin, phần còn lại quyết định giữ hay bỏ.

4. Có người sở hữu dữ liệu mua hàng

Phải có một người trả lời được: ai được tạo mã hàng mới, ai duyệt tên và đơn vị tín, ai rà soát danh mục hằng quý: Không cần thêm biên chế chỉ cần một cái tên trong bảng phân công và 15 phút mỗi tuần. Ô đó trống thì danh mục quay lại tình trạng cũ trong khoảng 6 tháng.

4 Điều kiện này không tốn tiền, chỉ tốn quyết định – đó là lý do chúng hay bị đẩy lùi sau khâu chọn phần mềm. Trong mọi bảng ưu tiện của tối ưu chi phí vận hành nhà máy sản xuất việc không tốn tiền và làm được ngay luôn đứng trước việc cần ngân sách.

4 Cấp độ số hóa và cấp độ phù hợp với nhà máy chưa có ERP

Số hóa không phải là công tắc bật/tắt

Số hóa không giống như một công tắc bật hay tắt. Quá trình này có ít nhất 4 cấp độ. Chúng chênh lệch rất lớn về chi phí và điều kiện áp dụng. Mỗi cấp độ sẽ có những nhà máy phù hợp và không phù hợp riêng.

Bảng so sánh 4 cấp độ số hóa

Cấp độ	Làm gì	Chi phí tương đối	Phù hợp khi nào
1 – Chuẩn hoá dữ liệu	Gom danh mục về một bảng chung. Đảm bảo: một mã, một tên, một đơn vị tính.	Gần như bằng 0.	Mọi trường hợp. Không cấp nào bỏ qua được bước này.
2 – Biểu mẫu điện tử	Tạo đề nghị mua hàng và luồng duyệt. Áp dụng trên Google Workspace hoặc Microsoft 365.	Thấp. Tận dụng luôn bản quyền công cụ đã có.	Khi danh mục đã chuẩn hóa. Phân quyền duyệt đã thành quy tắc chung.
3 – Giao vận hành cho đối tác	Đối tác theo dõi tồn kho, dự báo và nhắc đặt. Giao hàng theo lịch cố định.	Không có phí thiết lập. Đối tác thu từ giá trị hàng hoá.	Nhóm hàng có nhiều mã, giá trị nhỏ. Nội bộ không đủ người theo dõi.
4 – Phần mềm / Module ERP	Quản lý danh mục, luồng duyệt, hợp đồng. Đối chiếu ba chiều và kết nối với kế toán.	Cao. Cần ngân sách dự án và đội triển khai riêng.	Số lượng đơn hàng đủ lớn để hoàn vốn. Đã có người quản trị dữ liệu.

Lộ trình cho nhà máy chưa có ERP

Với nhà máy chưa có ERP, cấp 1 và 2 luôn là điểm bắt đầu chuẩn xác. Chúng giúp tạo ra dữ liệu nền tảng ban đầu. Từ đó, các hệ thống ở cấp 3 và 4 mới có dữ liệu để chạy.

Cần lưu ý cấp 3 và 4 không hề thay thế nhau. Một bên đẩy việc vận hành ra ngoài cho đối tác. Bên kia giữ lại nội bộ nhưng đưa quy trình lên hệ thống số.

Hiểu đúng về cấp độ 3 và mô hình VMI

Nhiều người lầm tưởng cấp 3 là thuê ngoài toàn bộ khâu mua sắm. Thực tế không phải vậy. Nhà máy vẫn nắm quyền chọn hàng, chốt giá và đổi đối tác.

Cần hiểu rõ “Vendor Managed Inventory” là gì trước khi đánh giá cấp 3. Lý do là ranh giới trách nhiệm giữa các bên phải được quy định chặt chẽ trong hợp đồng.

Vì sao nhóm vật tư gián tiếp nên số hóa trước

Nhóm này cho hiệu quả lớn nhất trên mỗi đồng bỏ ra, vì một tỷ lệ lệch: nó chiếm 5-10% giá vốn nhưng tạo 70 – 80% số giao dịch mua sắm. Mọi cải thiện về số bước, số lần nhập liệu, số lần phê duyệt vì thế được nhân lên 7-8 lần so với nhóm nguyên vật liệu chính.

Lý do thứ hai là rủi ro thấp nhất nếu làm sai. Thử luồng phê duyệt mới trên đơn nguyên vật liệu chính mà lỗi thì dừng truyền mất đơn khách. Thử trên đơn mua găng tay, băng keo, mũi khoan thay thế mà lỗi thì mất vài ngày và một cuộc họp rút kinh nghiệm.

Điểm bất lợi phải nói rõ chính vì giá trị triền nhỏ nên nhóm này khó xin ngân hàng nhất. Tail spend là gì? là câu hỏi cần trả lời và chuẩn bị trước khi “đầu tư cho nhóm chiếm 7% giá vốn để làm gì? Vì lập luận phải dựa trên số giao dịch, không dựa trên tỷ trọng chỉ trọng chỉ tiêu.

3 Việc làm được trong nhà máy mà không tốn tiền

Những việc này không cần ngân sách, làm xong thì đã đủ dữ liệu để quyết định có nên lên cấp 3 hoặc cấp 4 hay không.

Chuẩn hóa tên và đơn vị cho 100 mã hàng phát sinh nhiều nhất. Không làm cả danh mục vài nghìn mã – lấy lịch sử đặt hàng 12 tháng, sắp theo số lần phát sinh, xử lý 100 dòng đầu.

Dựng một biểu mẫu đề nghị mua hàng điện tử với ba trường bắt buộc: mã hàng chuẩn, số lượng, ngày cần. Mỗi trường thêm là một lý do để người đề nghị quay lại gửi tin nhắn thay vì điền biểu mẫu.

Ghi lại thời gian từ lúc đề nghị tới lúc nhận hàng cho mọi đơn trong 30 ngày. Hai cột: ngày đề nghị, ngày nhận. Con số trung bình thu được thường cao hơn cảm nhận của cả phòng thu mua lẫn Ban Giám Đốc.

Việc thứ 3 có giá trị lâu dài nhất, vì không có đường cơ sở thì mọi khoản đầu tư sau này đều không chứng minh được hiệu quả. Đo baseline chi phí vật tư nên làm trước khi ký hợp đồng hệ thống – sau khi triển khai thì không còn cách dựng lại số liệu cũ.

Khi nào KHÔNG nên đầu tư phần mềm

Bốn trường hợp dưới đây nên hoãn quyết định mua phần mềm – hoãn cho tới khi điều kiện tương ứng được xử lý, không phải hoãn vô thời hạn.

• Khi danh mục chưa chuẩn. Hệ thống nhận vào bốn tên gọi cho một món hàng và xuất ra bốn dòng báo cáo. Làm sạch dữ liệu sau khi đã chạy luôn đắt hơn làm sạch trước.
• Khi chưa ai sở hữu dữ liệu. Hệ thống được cấu hình theo cách hiểu của đơn vị triển khai, rồi trôi dần khi mỗi phòng tự thêm mã hàng theo cách riêng. Sáu tháng sau là một phần mềm đắt tiền chứa dữ liệu không ra quyết định được.
• Khi số đơn quá thấp để hoàn vốn. Phép tính: tổng chi phí phần mềm ba năm chia cho số đơn dự kiến ba năm, so với thời gian tiết kiệm mỗi đơn nhân chi phí nhân sự mỗi giờ. Vế đầu lớn hơn thì chưa phải lúc.
• Khi vấn đề thật nằm ở số lượng nhà cung cấp chứ không ở công cụ. Với 85 đầu mối, phần mềm xử lý 85 luồng nhanh hơn nhưng vẫn là 85 luồng: 85 lần đối chiếu công nợ, 85 lần theo dõi giao hàng, 85 bộ điều khoản. Đây là bài toán cấu trúc, không phải bài toán tốc độ.

 

Ba trường hợp đầu là vấn đề chuẩn bị, xử lý được trong vài tháng. Trường hợp thứ tư khác về bản chất – nếu số nhà cung cấp mới là nguyên nhân thì chiến lược gom mối nhà cung cấp phải đi trước, và phần còn lại của việc số hoá quy trình mua hàng chỉ nên bắt đầu sau đó.

 

Câu hỏi thường gặp

Số hoá quy trình mua hàng có bắt buộc phải có ERP không?

Không. ERP là một cách triển khai, không phải điều kiện. Phần lõi là dữ liệu chu trình mua được ghi lại đầy đủ và truy vấn được – làm được trên bảng tính dùng chung và biểu mẫu điện tử với chi phí gần bằng không. ERP đáng cân nhắc khi chi phí nhập liệu thủ công vượt chi phí hệ thống.

Chuẩn hoá danh mục mất bao lâu?

Với 100 mã phát sinh nhiều nhất, một người làm trong khoảng hai tuần nếu có sẵn lịch sử đặt hàng 12 tháng. Với vài nghìn mã thì đây là việc nhiều tháng và không nên làm một lượt. Cách hiệu quả hơn là chuẩn hoá theo lớp, kèm quy tắc mọi mã mới phải chuẩn ngay từ lúc tạo.

Nên số hoá toàn bộ hay từng nhóm hàng?

Từng nhóm. Làm toàn bộ cùng lúc buộc nhà máy xử lý mọi ngoại lệ của mọi nhóm hàng trong cùng một giai đoạn – nguyên nhân phổ biến nhất khiến dự án kéo dài quá kế hoạch. Bắt đầu bằng một nhóm nhiều giao dịch và giá trị đơn nhỏ, mở rộng sau khi luồng chạy ổn định ít nhất một quý.

Làm sao đo hiệu quả sau khi số hoá?

Bốn chỉ số so với đường cơ sở: số ngày trung bình từ đề nghị tới nhận hàng, số lần đặt khẩn mỗi tháng, số giờ nhân sự cho khâu nhập liệu và đối chiếu, tỷ lệ đơn phải sửa sau khi đã gửi. Bốn chỉ số này phải đo trước khi triển khai – không có số của trạng thái cũ thì không chứng minh được thay đổi đến từ đâu.

One-stop. One Supplier. Zero Interruption

 Đường dây nóng/Zalo: 0902.506.009

Email : info@bambumro.com

 Tìm hiểu thêm:Tối ưu chi phí vận hành nhà máy sản xuất