Đánh giá nhà cung cấp B2B: bộ tiêu chí cho nhóm vật tư gián tiếp

Phần lớn nhà máy dùng chung một biểu mẫu đánh giá nhà cung cấp cho mọi nhóm hàng: cùng tiêu chí, cùng trọng số, chỉ khác tên ở đầu trang. Với nguyên vật liệu chính, biểu mẫu đó đúng. Với nhóm vật tư gián tiếp, nó chấm sai trọng số — và giữ lại đúng những nhà cung cấp rẻ trên báo giá nhưng tốn kém nhất khi tính đủ.

Vì sao tiêu chí đánh giá nhà cung cấp vật tư gián tiếp phải khác

Đánh giá nhà cung cấp B2B cho nhóm vật tư gián tiếp cần bộ trọng số khác với nhóm nguyên vật liệu chính. Với nguyên vật liệu, giá và chất lượng quyết định vì mỗi phần trăm chênh lệch nhân với sản lượng cả năm. Với vật tư gián tiếp, mỗi món quá nhỏ để chênh lệch giá có ý nghĩa; chi phí thật nằm ở số giao dịch, độ tin cậy giao hàng và rủi ro dừng chuyền.

Nhóm này chiếm 5–10% giá vốn nhưng tạo 70–80% số giao dịch mua sắm. Giả sử nhà máy chi 4 tỷ đồng mỗi năm: ép giá thêm 5% toàn nhóm – mức rất khó đạt – tiết kiệm 200 triệu. Cũng nhà máy đó, bốn giờ dừng chuyền vì thiếu một mã 300 nghìn đồng lấy đi phần lớn con số vừa tiết kiệm. Chi phí xử lý một đơn cũng không phụ thuộc giá trị đơn: 300 nghìn hay 30 triệu đều qua cùng số bước.

Vì vậy một nhà cung cấp rẻ hơn 5% nhưng giao trễ đúng ngày cần hàng có thể đắt hơn cả năm tiết kiệm. Bảng đánh giá nhà cung cấp B2B hiện tại không thấy điều đó vì không có cột nào để ghi.

Kết quả là nhiều đợt rà soát kết thúc mà số đầu mối không giảm một đơn vị nào. Chiến lược gom mối nhà cung cấp thường được bàn ở bước sau, nhưng nếu bộ tiêu chí chấm điểm giữ nguyên thì bước sau không có gì để dựa vào.

6 Tiêu chí và trọng số đề xuất

Bộ tiêu chí dưới đây dùng cho vật tư tiêu hao, bao bì, bảo hộ lao động, hoá chất vệ sinh và phụ tùng thay thế giá trị nhỏ – không dùng cho nguyên vật liệu chính.

 

Tiêu chí	Trọng số	Đo bằng gì	Ngưỡng loại
Độ phủ danh mục	25%	Số mã báo giá được / tổng số mã đã mua 12 tháng	Dưới 40% số mã được giao
Độ tin cậy giao hàng đúng hạn	25%	Đơn giao đúng ngày cam kết / tổng đơn, 6 tháng	Dưới 90%, hoặc không ghi nhận ngày cam kết
Chất lượng chứng từ và tuân thủ	20%	Hoá đơn đúng ngay lần đầu; đủ CO, CQ, MSDS	Trên 5% hoá đơn phải điều chỉnh
Khả năng cung cấp dữ liệu chi tiêu và tồn kho	15%	Báo cáo theo mã hàng và bộ phận, xuất được file	Chỉ có hoá đơn, không báo cáo theo mã
Giá và điều khoản thanh toán	10%	Giá rổ 30 mã dùng nhiều nhất + ngày công nợ	Cao hơn mặt bằng rổ trên 15%
Năng lực xử lý phát sinh gấp	5%	Thời gian phản hồi và giao khẩn, 90 ngày	Không nhận đơn ngoài lịch

 

Thang chấm mỗi tiêu chí là 1 đến 5: 3 là chấp nhận được, 5 là có dữ liệu chứng minh. Dòng gây tranh cãi nhất luôn là giá 10%. Ba lập luận bảo vệ con số đó.

• Giá vẫn có ngưỡng loại: cao hơn mặt bằng rổ trên 15% là loại thẳng. Trọng số quyết định thứ hạng, ngưỡng loại quyết định ai được vào bảng.
• Giá là tiêu chí duy nhất đàm phán lại được bất cứ lúc nào; năm tiêu chí còn lại là năng lực, không có thì không thể có sau một cuộc gọi.
• Chênh lệch nhỏ về tuyệt đối: một mã 300 nghìn mua 20 lần một năm, rẻ hơn 8% chỉ tiết kiệm 480 nghìn đồng cả năm.

Cách chấm điểm trong một buổi

Toàn bộ việc đánh giá nhà cung cấp cho nhóm này gọn trong một buổi hai tiếng với Thu mua, Kho và Bảo trì.

Lấy từ sổ công nợ danh sách nhà cung cấp có giao dịch 12 tháng gần nhất, kèm giá trị mua và số đơn. Bỏ ra ngoài nguyên vật liệu chính và thiết bị đầu tư.

Nhân điểm với trọng số rồi cộng lại để ra điểm tổng trên thang 5.

Xếp hạng theo điểm tổng, đặt cạnh cột giá trị mua. Nhóm điểm thấp nhất thường chiếm nhiều dòng nhất trong sổ mua.

Đánh dấu riêng những bên chạm ngưỡng loại, kể cả khi điểm tổng cao. Ngưỡng loại đứng độc lập với điểm tổng.

 

Bảng xếp hạng nào cũng cho cùng một quan sát: phần lớn nhà cung cấp chiếm rất ít chi tiêu nhưng chiếm phần lớn số đơn. Tail spend là gì và vì sao 20% chi tiêu trải trên 60–80% số nhà cung cấp là câu hỏi hiện ra ngay sau đó.

3 Nhóm kết quả và việc nên làm với từng nhóm

Sau khi nhân trọng số, danh sách tự tách thành ba nhóm theo ngưỡng 4,0 và 3,0.

 

Nhóm	Điểm tổng	Hành động	Thời hạn
Giữ và mở rộng	≥ 4,0	Chuyển thêm mã hàng từ nhóm dưới; ký khung giá 12 tháng; yêu cầu báo cáo chi tiêu hàng tháng	Chuyển đợt đầu trong 30 ngày
Giữ nhưng thu hẹp danh mục	3,0 – dưới 4,0	Giữ đúng nhóm mã họ làm tốt; ngừng mua mã ngoài thế mạnh; đặt lại chỉ tiêu đúng hạn	Chấm lại sau 90 ngày
Nên chuyển	< 3,0 hoặc chạm ngưỡng loại	Ngừng đơn mới; chuyển mã sang nhóm trên theo lộ trình; dứt công nợ, đóng hồ sơ	Hoàn tất trong 60–90 ngày

 

Nhóm giữa bị xử lý sai nhiều nhất: phản xạ thông thường là cắt cho gọn, nhưng nhiều bên trong nhóm này rất mạnh ở một mảng hẹp. Nhóm nên chuyển thì cần lộ trình – chỉ ngừng đơn mới sau khi bên thay thế đã giao thành công hai lần ở các mã trọng yếu.

Khi danh sách rút còn năm đến bảy đầu mối, câu hỏi tiếp theo là có nên đi thêm một bước nữa hay không. Một đầu mối cho toàn bộ nhóm vật tư gián tiếp là hướng nhiều nhà máy FDI trong khu vực đang thử, và nó đổi việc của Thu mua từ xử lý đơn sang quản trị hiệu quả.

Rủi ro của việc gom về ít nhà cung cấp và cách kiểm soát bằng hợp đồng

Phần này cần được nhìn nhận thẳng thắn. Việc gom mối giúp giảm số lượng giao dịch. Tuy nhiên, nó lại làm tăng mức độ phụ thuộc. Dưới đây là ba rủi ro hoàn toàn có thật.

3 Rủi ro khi thu hẹp danh sách nhà cung cấp

• 1. Mất đòn bẩy đàm phán: Khi một bên nắm 70% nhóm hàng, bạn mất lợi thế. Lá bài “chuyển nguồn” gần như không thể sử dụng.

• 2. Rủi ro vận hành tập trung: Sự cố từ nhà cung cấp sẽ gây hậu quả lớn. Cháy kho, mất thanh khoản hay đổi chủ là ví dụ. Trước đây, rủi ro chỉ chạm vài mã. Nay nó ảnh hưởng đến phần lớn nhóm hàng.

• 3. Mất tri thức thị trường: Doanh nghiệp không còn tiếp xúc nhiều nguồn hàng. Sau hai năm, bạn sẽ mất cảm giác về giá. Bạn không biết mình đang trả cao hay thấp hơn mặt bằng.

Cách kiểm soát rủi ro qua hợp đồng khung

Ba rủi ro này không thể bị triệt tiêu hoàn toàn. Tuy nhiên, chúng ta có thể kiểm soát bằng điều khoản hợp đồng. Đánh giá nhà cung cấp không chỉ dừng ở bảng điểm. Nó phải tiếp tục trong hợp đồng khung.

• Cam kết phục vụ và chế tài cụ thể: Đừng viết chung chung “giao hàng kịp thời”. Hãy viết ra các con số chính xác. Ví dụ: tỉ lệ giao đúng hạn tối thiểu mỗi tháng. Hoặc thời gian giao tối đa cho đơn thường và đơn gấp. Cần kèm chế tài định lượng rõ ràng. Đặc biệt là quyền chấm dứt hợp đồng không bồi thường. Quyền rút lui có trật tự quan trọng hơn mức phạt.

• Nguồn thay thế cho mã trọng yếu: Cần xác định nhóm mã hàng thiết yếu. Nếu thiếu chúng, dây chuyền sẽ phải dừng. Nhóm này thường khoảng 15 đến 30 mã. Buộc nhà cung cấp duy trì tối thiểu hai nguồn cho mỗi mã. Họ cũng phải giữ mức tồn kho an toàn cho nhóm này.

• Quyền truy cập dữ liệu lịch sử: Nhà máy phải có quyền xuất toàn bộ dữ liệu lịch sử. Thông tin cần chia theo mã hàng và bộ phận sử dụng. Định dạng file phải đọc được bằng máy. Quyền này duy trì cả sau khi chấm dứt hợp đồng. Thiếu điều khoản này, chi phí đổi nhà cung cấp rất cao. Bạn sẽ phải dựng lại dữ liệu từ đầu. Đây mới là gốc rễ thật sự của sự phụ thuộc.

Kết luận về rủi ro phụ thuộc

Gom mối không xoá bỏ được rủi ro phụ thuộc. Nó chỉ thay đổi hình dạng của rủi ro. Nhưng nếu có đủ ba điều khoản trên, mức phụ thuộc sẽ giảm. Nó tốt hơn việc quản lý 80–90 đầu mối rời rạc. Tình trạng phân tán khiến không ai nắm được bức tranh tổng thể. Khi đó, nhà máy vẫn phụ thuộc nhưng không thể gọi tên.

Lưu ý khi đàm phán với nhà máy FDI

Có một điểm ít được nhắc đến. Đàm phán với nhà cung cấp trong nước rất khác biệt. Nó không giống đàm phán nội bộ tập đoàn. Có 5 luật ngầm khi làm việc với nhà máy FDI. Các luật này quyết định điều khoản nào được công ty mẹ duyệt. Chúng cũng quyết định điều khoản nào bị pháp chế trả lại.

 

Câu hỏi thường gặp

Bao lâu nên đánh giá lại nhà cung cấp một lần?

Nhóm giữ và mở rộng: một năm một lần, kèm theo dõi tỉ lệ giao đúng hạn hàng tháng. Nhóm giữa: 90 ngày. Ngoài lịch đó, chấm lại ngay khi giao trễ hai lần liên tiếp ở mã trọng yếu hoặc khi đổi người phụ trách phía nhà cung cấp.

Nên gom về bao nhiêu nhà cung cấp cho nhóm vật tư gián tiếp?

Không có con số đúng cho mọi nhà máy. Ngưỡng hợp lý là mức mà mỗi đầu mối còn đủ khối lượng để được ưu tiên phục vụ – với phần lớn nhà máy quy mô vừa, mức đó rơi vào năm đến mười đầu mối thay vì 80–90. Giải pháp cung ứng MRO toàn diện đẩy con số này về gần một đầu mối, và chỉ nên xét sau khi đã chấm điểm xong.

Nhà cung cấp nhỏ có nên loại hết không?

Không. Quy mô không phải là tiêu chí trong bảng trên, và có lý do. Nhiều bên nhỏ đạt điểm rất cao ở độ tin cậy giao hàng và xử lý phát sinh gấp – phản hồi trong mười lăm phút, giao trong ngày – nhưng yếu ở độ phủ danh mục và dữ liệu. Cách đúng là giữ họ ở nhóm thu hẹp danh mục.

Làm sao đo độ tin cậy giao hàng khi chưa có dữ liệu?

Bắt đầu ghi từ hôm nay: thêm hai cột vào biểu mẫu nhận hàng – ngày cam kết và ngày thực nhận. Sau 60 ngày đã đủ mẫu cho các bên phát sinh thường xuyên. Trong lúc chờ, chấm tạm bằng số lần sản xuất phải giục hàng trong 90 ngày và trí nhớ của thủ kho.

One-stop. One Supplier. Zero Interruption

 Đường dây nóng/Zalo: 0902.506.009

Email : info@bambumro.com

Tìm hiểu thêm: Chiến lược gom mối nhà cung cấp