Chi phí xử lý một hoá đơn: khoản chi không ai tính trong nhà máy

Trong bảng chi phí của nhà máy không có dòng nào tên là “chi phí xử lý hoá đơn”: không mã tài khoản, không mục ngân sách. Nhưng nếu phòng kế toán đang xử lý vài trăm hoá đơn mỗi tháng cho một nhóm hàng chiếm chưa tới 10% giá vốn, khoản chi đó có thật. Nó đang nằm ở dòng lương.

Chi phí xử lý một hoá đơn gồm những gì?

Chi phí xử lý một hoá đơn là tổng chi phí nhân sự và thời gian để đưa một hoá đơn đầu vào đi hết vòng đời của nó: nhận, kiểm tra tính hợp lệ, đối chiếu với đơn đặt hàng và phiếu nhập kho, hạch toán, theo dõi công nợ, lập đề nghị thanh toán, thanh toán và lưu trữ. Chi phí này gần như không đổi theo giá trị hoá đơn.

Câu cuối là câu quan trọng nhất. Hoá đơn 800 triệu đồng mua nguyên liệu chính và hoá đơn 1,2 triệu đồng mua găng tay đi qua cùng chuỗi bước, cùng số lần ký, cùng một dòng công nợ.

Nhóm vật tư gián tiếp thường chiếm 5 -10% giá vốn nhưng tạo 70 – 80% số giao dịch mua sắm. Kế toán không làm việc với giá trị, kế toán làm việc với số chứng từ.

Vì sao con số này lớn hơn cảm nhận

Ước lượng nhanh chi phí xử lý một hoá đơn, phần lớn kế toán trưởng nghĩ tới khâu hạch toán và trả lời “vài phút”. Đúng – nếu hoá đơn sạch. Hạch toán là khâu nhanh nhất, và là khâu duy nhất được ghi lại thời gian.

Thời gian thật nằm ở các khâu phát sinh khi có sai lệch, và những khâu đó không ai bấm giờ:

• Hoá đơn về trước phiếu nhập kho hoặc ngược lại – chứng từ nằm chờ, phải nhớ ra để kiểm tra lại.
• Đơn giá trên hoá đơn lệch với đơn đặt hàng – hỏi mua hàng, mua hàng hỏi nhà cung cấp, trả lời sau vài ngày.
• Thiếu chữ ký trên phiếu giao hàng hoặc thiếu chứng từ đi kèm, phải trả lại và chờ bổ sung.
• Sai tên công ty, sai mã số thuế, sai địa chỉ – thời điểm điều chỉnh không do mình quyết.
• Nhà cung cấp xuất gộp nhiều lần giao vào một hoá đơn, buộc kế toán tách ngược để khớp từng phiếu nhập.

Mỗi sai lệch kéo theo một vòng liên hệ qua lại giữa kế toán, mua hàng và nhà cung cấp. Vòng đó không có thời hạn, không có người sở hữu, và chỉ hiện ra ở giờ làm thêm tuần cuối tháng.

Quy đổi thời gian đó ra ngày công rồi đặt cạnh các khoản trong tối ưu chi phí vận hành nhà máy sản xuất, nó thường xếp cao hơn nhiều so với vị trí hiện nay – vốn là không có vị trí nào.

Bài toán số học của một nhà máy có 80–90 nhà cung cấp

Phép tính dưới đây là số minh hoạ để nhà máy thay số của mình vào, không phải số liệu khảo sát.

Giả định một nhà máy FDI ở Bình Dương hoặc Đồng Nai có 85 nhà cung cấp cho riêng nhóm vật tư gián tiếp, mỗi bên trung bình 3 hoá đơn mỗi tháng – mức thấp, vì nhóm hàng này mua lắt nhắt.

• 85 nhà cung cấp × 3 hoá đơn/tháng = khoảng 255 hoá đơn đầu vào mỗi tháng.
• Mỗi hoá đơn khoảng 15 phút cho toàn bộ vòng đời – con số bảo thủ, chưa tính vòng phát sinh khi có sai lệch.
• 255 × 15 phút = khoảng 64 giờ mỗi tháng, tương đương 8 ngày công.

Gần nửa một vị trí toàn thời gian, cho nhóm hàng chiếm chưa tới 10% giá vốn. Và đó mới là phần xử lý chứng từ.

Cộng thêm: mỗi cuối tháng phải đối chiếu công nợ với 85 đầu mối – mỗi đầu mối một biên bản gửi đi, một lần chờ phản hồi, bên nhỏ thêm vài lần nhắc. Khối lượng này ngoài 64 giờ ở trên.

Ba rủi ro đi kèm, ngoài chi phí

Ba rủi ro dưới đây khó quy ra tiền hơn, nhưng gắn thẳng với trách nhiệm cá nhân của người ký duyệt chứng từ.

1. Chứng từ không hợp lệ khi mua từ nhà cung cấp rất nhỏ

Càng nhiều đầu mối nhỏ thì càng nhiều chứng từ đến từ đơn vị có năng lực kế toán hạn chế: hoá đơn lập sai thời điểm, sai thông tin người mua, thiếu chứng từ thanh toán, hoặc bên bán ngừng hoạt động mà hoá đơn đã kê khai vẫn treo trong sổ.

Nguyên tắc chung là chi phí chỉ được chấp nhận khi có đầy đủ hoá đơn, chứng từ hợp lệ và chứng minh được tính có thật của giao dịch. Khi một điều kiện không thoả, khoản chi có khả năng bị loại khi quyết toán – cách xử lý tuỳ tình huống, nên xác nhận với đơn vị tư vấn thuế hoặc cơ quan thuế quản lý.

Rủi ro này không rơi vào bộ phận mua hàng. Người giải trình trước đoàn kiểm tra là kế toán trưởng.

Vì vậy danh sách nhà cung cấp dài không chỉ là vấn đề vận hành: Rủi ro hoá đơn đầu vào không hợp lệ tăng theo số đầu mối chứ không theo giá trị mua, nên nhóm hàng nhỏ nhất lại tạo ra nhiều khả năng sai sót nhất.

2. Sai lệch công nợ giữa sổ nhà máy và sổ nhà cung cấp

85 đầu mối là 85 luồng đối chiếu công nợ nhà cung cấp riêng biệt, mỗi luồng một khả năng sai sót độc lập: hoá đơn ghi lệch kỳ, thanh toán ghi thiếu, hàng trả lại chưa điều chỉnh, chiết khấu hiểu khác nhau.

Sai lệch ở một đầu mối thì xử lý trong buổi chiều. Sai lệch ở mười đầu mối cùng lúc thành một tuần làm việc, rơi đúng tuần bận nhất tháng.

3. Chốt sổ trễ vì còn chờ hoá đơn từ vài nhà cung cấp nhỏ

Rủi ro này không do phòng kế toán gây ra nhưng phòng kế toán chịu hậu quả. Thời điểm đóng sổ phụ thuộc bên chậm nhất – thường là đơn vị nhỏ, không kế toán chuyên trách, xuất hoá đơn khi nào nhớ ra.

Nhà máy FDI nộp báo cáo cho công ty mẹ theo lịch cố định. Khi lịch đó bị đe doạ bởi ba hoá đơn còn thiếu, tổng vài triệu đồng, vấn đề không còn là vài triệu đồng.

85 đầu mối và 1 đầu mối – so sánh theo góc kế toán

Bảng dưới đây không so sánh giá mua, mà so sánh khối lượng công việc và số điểm rủi ro phòng kế toán phải gánh.

 

Hạng mục	85 nhà cung cấp	1 đầu mối
Số hoá đơn mỗi tháng	~255 hoá đơn rời	1–4 hoá đơn theo kỳ đã thống nhất
Luồng đối chiếu công nợ	85 luồng, 85 biên bản	1 luồng, 1 biên bản
Hợp đồng phải quản lý	85 hợp đồng, 85 kỳ hiệu lực	1 hợp đồng khung
Đầu mối liên hệ khi sai lệch	Tuỳ từng bên, không có cam kết	1 đầu mối, có cam kết thời gian
Rủi ro chứng từ	Phân tán theo năng lực từng bên	Tập trung, kiểm soát bằng quy trình
Thời gian chốt sổ	Phụ thuộc bên chậm nhất	Phụ thuộc một lịch đã thống nhất

 

Nói thẳng mặt trái: gom về một đầu mối tạo ra phụ thuộc. Nếu bên đó giao trễ hoặc xuất hoá đơn sai, nhà máy không còn phương án thay thế ngắn hạn. Cách xử lý thông thường là giữ hai đến ba nguồn dự phòng.

Câu hỏi vì vậy không phải gom hay không gom, mà gom tới đâu thì dừng. Chiến lược gom mối nhà cung cấp xử lý đúng ranh giới đó — nhóm hàng nào nên gom, nhóm nào phải giữ nhiều nguồn.

4 Việc kế toán trưởng làm được ngay

Bốn việc này làm bằng dữ liệu phòng kế toán đã có trong sổ.

Đếm số hoá đơn đầu vào tháng trước và tính tỷ lệ thuộc nhóm vật tư gián tiếp. Ở phần lớn nhà máy, tỷ lệ về số lượng cao hơn tỷ lệ về giá trị nhiều lần – khoảng cách đó là thứ cần đưa ra họp.

Đo thời gian trung bình từ lúc nhận hoá đơn tới lúc hạch toán xong, trên 30 hoá đơn gần nhất. Ghi cả hoá đơn phải trả lại – đó mới là phần làm con số khác cảm nhận.

Lọc xem bao nhiêu nhà cung cấp trong nhóm phát sinh dưới một ngưỡng nhỏ mỗi năm. Nhóm này chiếm phần lớn danh sách nhưng rất nhỏ trong tổng chi – nơi chi phí xử lý một hoá đơn cao nhất so với giá trị mang lại.

Đề xuất một ngưỡng cho hội đồng mua: dưới ngưỡng đó không mở nhà cung cấp mới, chuyển sang mua qua đầu mối đã có. Ngưỡng là công cụ của kế toán trưởng, vì người gánh hậu quả của mỗi mã mới là phòng kế toán.

Việc thứ tư chỉ khả thi nếu có sẵn nơi để chuyển các khoản mua nhỏ về. Một đầu mối cho toàn bộ nhóm vật tư gián tiếp là điều kiện kỹ thuật của ngưỡng đó – không có nó thì ngưỡng chỉ chặn việc mua chứ không giải quyết nhu cầu.

 

Câu hỏi thường gặp

Chi phí xử lý một hoá đơn thường được tính thế nào?

Cách dễ bảo vệ nhất là tính theo thời gian: tổng thời gian nhân sự kế toán dành cho vòng đời hoá đơn trong tháng, chia cho số hoá đơn đã xử lý, nhân với chi phí nhân sự bình quân mỗi giờ. Cách này bỏ qua chi phí hệ thống và lưu trữ nên thấp hơn thực tế.

Gom nhà cung cấp có ảnh hưởng tới việc kê khai khấu trừ thuế GTGT không?

Về nguyên tắc chung, điều kiện khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào gắn với tính hợp lệ của hoá đơn, chứng từ và với hình thức thanh toán, không gắn với việc mua từ một hay nhiều nhà cung cấp. Gom hoá đơn nhà cung cấp làm giảm số chứng từ phải kiểm tra nhưng không đổi điều kiện khấu trừ. Vì quy định thay đổi theo thời kỳ, anh/chị nên xác nhận với đơn vị tư vấn thuế hoặc cơ quan thuế quản lý.

Hoá đơn gộp theo kỳ có được không?

Nguyên tắc chung là thời điểm lập hoá đơn gắn với thời điểm chuyển giao hàng hoá hoặc hoàn thành cung cấp dịch vụ. Một số trường hợp giao hàng nhiều lần theo hợp đồng được xử lý khác, điều kiện áp dụng khá cụ thể. Cách an toàn là thoả thuận trước với nhà cung cấp về chu kỳ xuất hoá đơn và bảng kê, rồi xác nhận với tư vấn thuế.

Làm sao rút ngắn thời gian chốt sổ khi phụ thuộc nhà cung cấp?

Ba việc có tác dụng ngay: đưa cam kết thời hạn xuất hoá đơn vào hợp đồng thay vì thoả thuận miệng; đặt hạn chốt nội bộ sớm hơn hạn thật vài ngày; giảm số đầu mối phải chờ. Việc thứ ba hiệu lực lớn nhất nhưng ngoài quyền phòng kế toán, cần đưa lên hội đồng mua kèm số liệu.

Khi số đầu mối giảm, thời gian chốt sổ không còn phụ thuộc bên chậm nhất mà theo một lịch đã thống nhất — đó là lập luận chính khi nhà máy cân nhắc một Giải pháp cung ứng MRO toàn diện thay cho tám mươi đầu mối rời rạc.

One-stop. One Supplier. Zero Interruption

 Đường dây nóng/Zalo: 0902.506.009

Email : info@bambumro.com

Tìm hiểu thêm: Tối ưu chi phí vận hành nhà máy sản xuất