Dự báo nhu cầu vật tư: chọn phương pháp theo nhóm hàng, không dùng một công thức cho tất cả

Dự báo nhu cầu vật tư bắt đầu từ việc chia nhóm theo dạng tiêu hao, rồi mới chọn phương pháp. Nhóm đều dùng trung bình động. Nhóm theo mùa dùng trung bình có trọng số. Nhóm gắn sản lượng dùng định mức trên đơn vị sản phẩm. Nhóm hỏng đột xuất chỉ đặt tồn an toàn.

Dự báo nhu cầu vật tư cần dữ liệu gì để bắt đầu?

Cần ba tệp: lịch sử xuất kho vật tư theo mã theo tháng, kế hoạch sản lượng, và thời gian giao hàng thực tế theo mã. Không cần hệ thống mới. Sổ kho hoặc ERP đang dùng đã có tệp thứ nhất. Kế hoạch sản xuất có tệp thứ hai. Tệp thứ ba lấy từ ngày đặt và ngày nhận trên chứng từ.

Ba tệp này đủ để xếp mọi mã vào một trong sáu dạng tiêu hao dưới đây.

CHỌN PHƯƠNG PHÁP DỰ BÁO THEO DẠNG TIÊU HAO

Dạng tiêu hao	Nhóm hàng điển hình	Phương pháp phù hợp	Dữ liệu tối thiểu	Kết quả kiểm chứng được	Điểm yếu phải biết
Đều theo tháng	Găng tay, khẩu trang, giẻ lau, văn phòng phẩm	Trung bình động 3 tới 6 tháng	Xuất kho theo mã 12 tháng	Số đặt hàng tháng sau nằm trong dải thực tế	Phản ứng chậm khi nhu cầu đổi mức
Theo mùa	Bảo hộ mùa mưa, hoá chất vệ sinh trước kỳ audit	Trung bình có trọng số theo tháng cùng kỳ	Xuất kho theo mã 24 tháng	So được tháng cao điểm năm nay với năm trước	Cần đủ 24 tháng, 12 tháng không đủ
Gắn sản lượng	Vật tư tiêu hao sản xuất, đóng gói, dụng cụ cắt	Định mức trên nghìn sản phẩm hoặc trên giờ máy	Xuất kho theo mã và sản lượng theo tháng	Định mức ổn định giữa các tháng	Định mức trôi khi đổi sản phẩm hoặc đổi máy
Theo lịch bảo trì	Lọc, joăng, dây đai, dầu bôi trơn	Lấy thẳng từ lịch bảo trì phòng ngừa	Lịch bảo trì và danh mục vật tư theo máy	Đối chiếu được với kế hoạch bảo trì	Sai khi lịch bảo trì bị hoãn nhiều lần
Ngẫu nhiên do hỏng	Vòng bi, cảm biến, van, phụ tùng đặc chủng	Không dự báo, đặt tồn an toàn theo hệ quả dừng máy	Lịch sử hỏng và thời gian giao hàng	Số lần chờ hàng giảm	Tồn an toàn cho nhóm này luôn tốn tiền, phải chấp nhận
Một lần, không lặp	Vật tư cho dự án lắp đặt, đổi thiết bị	Không đưa vào số nền, tách riêng	Danh mục dự án	Số nền không bị đội lên sai	Hay bị quên tách, làm hỏng dự báo năm sau

Nguồn: khung phân loại do BAMBUMRO tổng hợp từ các phương pháp dự báo tồn kho phổ biến; phải kiểm bằng chạy thử trên dữ liệu của chính nhà máy.

Dự báo chạy trên số tồn sai là cách tốn tiền có hệ thống, và trình tự làm sạch số tồn nằm ở bài kiểm kê vật tư cuối năm.

Vì sao phải chia nhóm trước khi dự báo?

Vì vật tư gián tiếp tiêu hao theo bốn dạng chính: đều, theo mùa, gắn sản lượng, và ngẫu nhiên do hỏng. Dùng một công thức dự báo nhu cầu vật tư cho cả bốn dạng cho ra kết quả sai ở ba dạng. Trung bình động hợp với găng tay nhưng sai với hoá chất theo mùa audit, và vô nghĩa với vòng bi.

Phân tích ABC vật tư thêm trục giá trị: ABC cho biết mã nào đáng theo dõi kỹ, còn dạng tiêu hao cho biết dự báo mã đó bằng cách nào. Cần cả hai.

Sẽ có ý kiến rằng cứ dự báo trên danh mục hiện tại rồi tính sau, và bài chuẩn hoá mã vật tư chỉ ra vì sao một món nằm dưới ba mã thì mọi con số đều lệch.

Nhận dạng dạng tiêu hao bằng biểu đồ xuất kho 24 tháng thế nào?

Vẽ cột xuất kho theo tháng cho từng mã, 24 tháng liền. Cột đều nhau là dạng đều. Cột cao lặp lại đúng tháng mỗi năm là dạng theo mùa. Cột lên xuống cùng biểu đồ sản lượng là dạng gắn sản lượng. Cột lác đác, phần lớn tháng bằng không, là dạng ngẫu nhiên. Một cột cao đơn lẻ không lặp lại thường là dự án, phải tách ra.

Điểm đặt hàng lại và tồn kho an toàn tính ra sao?

Điểm đặt hàng lại bằng tiêu hao trung bình trong thời gian giao hàng, cộng tồn kho an toàn. Giả sử một mã găng dùng 300 đôi mỗi tuần, giao thực tế 2 tuần, tồn an toàn 200 đôi: điểm đặt lại là 300 nhân 2 cộng 200, tức 800 đôi.

BA CON SỐ PHẢI CÓ TRƯỚC KHI TÍNH ĐIỂM ĐẶT HÀNG LẠI

Con số	Lấy từ đâu	Vì sao cần
Tiêu hao trung bình mỗi tuần theo mã	Sổ xuất kho 12 tới 24 tháng	Là phần nền của điểm đặt lại
Thời gian giao hàng thực tế theo mã	Ngày đặt và ngày nhận trên chứng từ, không lấy theo cam kết	Cam kết và thực tế thường lệch
Mức dao động của cả hai con số trên	Tính từ chính hai dãy số đó	Quyết định tồn an toàn cần bao nhiêu

Nguồn: lý thuyết quản trị tồn kho phổ biến; số liệu lấy từ chứng từ của chính nhà máy.

Phần công thức tính điểm đặt hàng lại cho từng trường hợp, kể cả khi chưa có đủ lịch sử, nằm ở bài điểm đặt hàng lại là gì.

Tồn kho an toàn phụ thuộc vào đâu?

Tồn kho an toàn không phải một con số cố định. Nó phụ thuộc mức dao động của tiêu hao và mức dao động của thời gian giao hàng. Chúng tôi nói thẳng: thời gian giao hàng dao động thường gây thiếu hàng nhiều hơn tiêu hao dao động, và phần này nằm ở phía nhà cung cấp.

[CẦN XÁC MINH: mức tồn an toàn theo nhóm hàng cho từng nhà máy. Nguồn nên tra: chính lịch sử xuất kho và lịch sử giao hàng của nhà máy đó. Không có con số chuẩn dùng chung.]

Dự báo cho ra con số cần mua, còn câu hỏi giữ bao nhiêu trong kho thì nằm ở bài tối ưu tồn kho vật tư MRO.

Sai số dự báo bao nhiêu thì chấp nhận được?

Đo sai số dự báo nhu cầu vật tư bằng sai số tuyệt đối trung bình theo nhóm hàng, không đo trên từng mã lẻ. Nhóm tiêu hao đều dự báo sát. Nhóm phụ tùng hỏng đột xuất sai số cao là bình thường. Mục tiêu không phải dự báo đúng. Mục tiêu là giảm số lần đặt khẩn và giảm giờ dừng chuyền.

[CẦN XÁC MINH: ngưỡng sai số dự báo chấp nhận được theo nhóm hàng. Nguồn nên tra: kết quả chạy thử một quý trên chính danh mục của nhà máy. Nếu dẫn số quốc tế phải ghi rõ là benchmark, không phải cam kết.]

Dự báo không giúp được nhóm phụ tùng hỏng đột xuất, và nhóm đó lại là nhóm gây dừng chuyền nhiều nhất. Với nhóm này, cách duy nhất là chấp nhận giữ tồn an toàn, tức là chấp nhận đọng vốn. Chúng tôi nói thẳng: bất kỳ ai hứa dự báo được thời điểm một vòng bi sẽ hỏng bằng lịch sử xuất kho là đang bán thứ không có. Việc dự báo giải quyết tốt bốn dạng còn lại, và điều đó đã đủ đáng làm.

Muốn biết dự báo có tác dụng hay không thì phải có số nền trước khi bắt đầu, và cách lấy số nền nằm ở bài đo baseline 30 ngày.

Dữ liệu tiêu hao giúp phòng thu mua ở chỗ nào?

Dữ liệu tiêu hao cho phòng thu mua số lượng cả năm theo mã, để đàm phán khung giá thay vì hỏi giá từng lần. Nó cho biết trước mã nào sẽ tăng, để mở thêm nguồn từ sớm. Và nó là căn cứ để phòng thu mua trình phần tiết kiệm bằng con số của chính mình.

Phần việc lắt nhắt là chạy theo yêu cầu gấp và hỏi giá lại cho đơn nhỏ. Bỏ được phần đó, thời gian chuyển sang đánh giá nhà cung cấp, mở rộng nguồn và xử lý tail spend, những việc cần chuyên môn thu mua. Dự báo là công cụ của phòng thu mua, do phòng thu mua chủ trì.

Dự báo theo mã chỉ là một nửa, còn cách gộp lên thành sáu nhóm chi cho năm sau nằm ở bài ngân sách vật tư gián tiếp 2027.

Bắt đầu dự báo nhu cầu vật tư từ đâu khi chưa có gì?

Bắt đầu bằng 20 mã có số dòng xuất kho nhiều nhất, không bắt đầu bằng mã đắt nhất. Chạy thử một quý, so dự báo với thực tế, rồi mới mở rộng. Nhóm có số dòng nhiều thường là bảo hộ và vật tư tiêu hao, dạng đều, cho kết quả rõ nhất trên mỗi giờ công.

Nhà máy ở Bàu Bàng hay bất kỳ khu công nghiệp nào cũng làm được bước này bằng bảng tính. Mô hình VMI đang ở giai đoạn pilot tại BAMBUMRO. Phần dữ liệu tiêu hao theo mã là thứ dùng được trước, không cần chờ triển khai xong.

Sẽ có ý kiến rằng phải mua phần mềm dự báo thì mới làm được việc này, và trang VMI Digital cho nhà máy nêu rõ hệ thống đi kèm chứ không phải khoản phải mua.

BAMBUMRO là nhà phân phối vật tư MRO tại khu vực Đông Nam Bộ – Việt Nam, đại lý chính thức của Osborn và Loctite, phục vụ các nhà máy FDI trong ngành dệt may, cơ khí chính xác và điện tử.

 

Câu hỏi thường gặp

Cần bao nhiêu tháng lịch sử để dự báo có ý nghĩa?

Mười hai tháng đủ cho nhóm tiêu hao đều. Nhóm có mùa vụ cần 24 tháng, vì với 12 tháng thì không phân biệt được đợt cao điểm lặp lại và một đợt bất thường. Nếu dữ liệu ít hơn, vẫn làm được nhưng phải ghi rõ giới hạn trong file trình, và tăng tồn an toàn trong giai đoạn đầu để bù cho phần chưa biết.

Dự báo có làm giảm việc của phòng thu mua không?

Nó giảm phần việc phản ứng: chạy theo yêu cầu gấp, hỏi giá lại từng lần, xử lý đơn nhỏ lặp lại. Phần việc chính thì tăng chất lượng, vì có số lượng cả năm để đàm phán khung giá, có căn cứ mở thêm nguồn cho mã rủi ro, và có dữ liệu trình phần tiết kiệm bằng con số kiểm chứng được. Đây là công cụ của phòng thu mua, do phòng thu mua chủ trì.

Điểm đặt hàng lại tính thế nào cho một mã cụ thể?

Lấy tiêu hao trung bình mỗi tuần nhân số tuần giao hàng thực tế, rồi cộng tồn an toàn. Tồn an toàn đặt theo mức dao động của hai con số đó và theo hệ quả khi thiếu hàng. Mã hết là dừng máy thì tồn an toàn cao hơn; mã hết chỉ gây bất tiện thì thấp hơn. Rà lại mỗi quý, vì thời gian giao hàng thay đổi theo mùa.

Nên bắt đầu dự báo từ nhóm hàng nào?

Từ nhóm có số dòng xuất kho nhiều nhất, thường là bảo hộ và vật tư tiêu hao. Nhóm này cho kết quả rõ nhất trên mỗi giờ công bỏ ra vì tần suất giao dịch cao và dạng tiêu hao đều. Nhóm phụ tùng đặc chủng làm sau, vì mỗi mã cần đối chiếu tài liệu máy và tốn thời gian hơn nhiều trên mỗi mã.